Faktor Penting Pada Tata Ruang Sewa Kantor

Sewa Ruang Kantor merupakan lingkungan tempat suatu organisasi beraktivitas dalam mencapai tujuannya. Suatu gedung atau bangunan disebut kantor sangat identik dengan ruang kerja karena di area itulah segala kegiatan administrasi perkantoran diadakan. Karena itu setiap sewa kantor mempunyai tata ruangan berbeda antara satu dengan lainnya.

Produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung dipengaruhi oleh penataan ruang kerja, baik dalam arti positif maupun negatif. Mengingat hal tersebut, desain sewa ruang kantor efektif sekaligus efisien mutlak diperlukan. Semuanya tergantung pada tiga hal, yaitu peralatan, arus kerja, dan pegawai.

Faktor-faktor penting pada tata ruang sewa ruang kantor yang mempengaruhi pekerjaan kantor yaitu :

1.    Cahaya.
Dalam sewa kantor cahaya penerangan yang cukup baik memancar dengan tepat di ruang kerja pegawai, akan membuat para pegawai dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit membuat kesalahan,serta matanya tidak lekas lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan kantor disebabkan penerangan buruk, misalnya terlampau gelap atau pegawai harus bekerja di bawah penerangan menyilaukan.
Cahaya yang abadi/ permanen ialah matahari sedangkan cahaya buatan seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6 sampai 7,5 meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur  penerangan dalam suatu ruang sewa kantor. Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 (empat) yaitu: cahaya langsung seperti lampu-lampu, cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca, cahaya setengah tak langsung dan cahaya tak langsung. Penerangan lampu yang baik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.

2.    Warna                                               
Bersama dengan cahaya, dalam sewa ruang kantor warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai, karena akan mempengaruhi kondisi jiwa mereka. Selain itu juga mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya berlebihan.
Menurut para ahli ada 3 (tiga) warna pokok yaitu merah, kuning, dan biru.Warna merah menggambarkan panas sehingga menimbulkan emosi. Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira. Warna biru menggambarkan kelembutan langit atau samudra, menyejukkan, keleluasaan, juga ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut penelitian warna yang digunakan gedung perkantoran, yaitu : 88% warna putih, 88% campuran warna putih dan hijau, 83% warna abu-abu, 81% warna gading. Untuk dinding tata ruang sewa kantor tergantung pada macam dan jenis pekerjaan di kantor. Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru. Jika pekerjaan membutuhkan produktivitas sebaiknya digunakan warna putih.

3.    Suara atau musik
Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai saat sewa kantor , hendaknya diperhatikan letak alat-alat kantor. Pada Langit-langit atau dinding disarankan untuk memakai lapisan penyerap suara atau membuat kedap suara. Lapisan ini dapat berbentuk karton tebal dan permukaannya memakai lobang–lobang.
Cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin printer dapat diberi alas karet busa tipis. Untuk  pesawat telepon dalam sewa kantor, ada baiknya dibuatkan bilik kecil agar dapat ditutup rapat. Dengan demikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara mesin tik atau menggangu pegawai lain. Ini juga bermanfaat jika seorang pejabat harus membicarakan sesuatu bersifat rahasia sehingga tidak boleh di dengar pegawai sekelilingnya.

Suatu cara akhir akhir ini dijalankan di luar negeri untuk menambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik. Dari percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang dan lembut dapat mengurangi ketegangan syaraf, kebosanan serta menambah kegembiraan kerja.

4.    Udara.
Manfaat pemasangan sistem agar menjaga kondisi udara tetap stabil, lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Secara teori, apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, maka tingkat produktivitas akan meningkat dan efesiensi dapat dimaksimalkan di sewa kantor. Ketidakhadiran pegawai dapat dikurangi dan kesehatan pegawai dapat lebih membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung oleh kantor dapat diperkecil.
Udara untuk AC di ruangan sewa kantor biasanya dipakai 16-27 derajat celcius, tetapi bisa juga diatur, seperti:
a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja